Gestão contábil online: conheça as vantagens dessa ferramenta

 

Na era digital, não são poucos os processos e setores afetados – positivamente – pela nova onda de recursos que chegaram para facilitar as rotinas de qualquer empresa. A contabilidade não é exceção e, igualmente, está passando por um processo radical de transformação.

Atualmente, tudo está migrando “pra nuvem”, ou seja, o que fazíamos localmente, nos nossos computadores ou até mesmo através de recursos físicos (blocos, planilhas impressas, lançamento de notas), agora tem uma versão na web.

No caso da contabilidade, principalmente no Brasil e seu labirinto tributário, automatizar processos via internet criou um vasto terreno de ferramentas mais do que úteis para milhares de empresas. Há várias vantagens em mudar seu sistema interno de controle para um que funcione na web. Vamos dar uma olhada em algumas delas?

 

 1. Extinção dos documentos físicos

Controlar tudo “no papel” tem vários inconvenientes: dificuldade de armazenamento, demoras para encontrar fichas, extravio de documentos, entre outros. Com um sistema de gestão contábil online tudo – ou praticamente tudo – passa a ser armazenado eletronicamente.  Empresas que praticam a responsabilidade ambiental têm nesta ferramenta um importante aliado.

 

2. Informes mais simples

A contabilidade, como um dos setores mais importantes de uma empresa, precisa ser ágil. Atividades como movimentações financeiras, análise de custos ou seguimento do fluxo de caixa se veem beneficiadas pela implantação de um sistema online. As ferramentas costumam fornecer meios de criar relatórios de forma simplificada e permitem reunir informações de vários setores da empresa em um único documento. Com isso, agiliza-se o processo de tomada de decisões e de análise de dados.

 

3. Agilidade na emissão de NFes

A gestão das Notas Fiscais ficou muito mais simples com a modalidade eletrônica. Ao implantar um sistema de gestão de contabilidade online, fica ainda mais fácil emitir este documento. A maioria dos sistemas já tem dados pré-carregados (elimina-se a necessidade de reescrever tudo) e permitem que você envie o documento para quem queira via e-mail ou compartilhando um link para download.

 

 4. Otimização de gastos

Uma ferramenta que permite ter uma visão global do seu negócio com rapidez ajuda a controlar os gastos. Tempo também é dinheiro, e a agilidade é importante para a busca do melhor uso dos recursos. Além de eliminar toda a infraestrutura física, a integração ágil via software de gerenciamento contábil na web evita qualquer divergência de informação e melhora o controle. Tarefas cotidianas automatizadas liberam tempo para pensar em ações estratégicas e não ficar sempre preso em atividades logísticas de controle.

 

5. Segurança

Todos os seus documentos financeiros ficam armazenados em um servidor (interno ou externo) de forma criptografada, o que evita o acesso de pessoas não-autorizadas. Além disso, você elimina o risco físico de perda de documentos, já que é possível fazer backups das informações e recuperar caso ocorra algum incidente.

 

 6. Alertas

Um sistema de gestão contábil online envia alertas sobre as principais atividades do cronograma administrativo. Contas a pagar, data de vencimento de impostos e outras atividades passam a figurar em um calendário que pode ser compartilhado e avisa quando é preciso executar alguma ação importante para o desenvolvimento do negócio.

As empresas têm necessidades específicas, algumas não precisam estar 100 online, mas o certo é que migrar processos internos para um software que ajude a controlar a contabilidade facilita – e muito – a rotina financeira. E você, já migrou para a gestão contábil online? Esperamos que este artigo tenha ajudado a decidir!

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