O que é conciliação de cartão e por que conciliar?

Por muito tempo, quando falávamos em conciliação logo vinha a mente algum problema de relacionamento entre pessoas e empresas. Essa ação tinha como foco encontrar um acordo amigável entre as partes envolvidas. Os tempos mudaram e hoje existe uma importante tarefa corporativa que recebe o nome de conciliação de cartão.

Mas, ao conhecer essa estratégia é comum os empreendedores ficarem com dúvidas sobre o que é e como funciona a conciliação de cartão. De forma resumida, podemos dizer que a conciliação no mundo empresarial consiste na validação de informações em comum entre duas ou mais bases de dados considerando sempre uma partida (base principal) e uma contrapartida (base de comparação). 

Para entender melhor o que é a conciliação de cartão e por que as marcas devem começar a conciliar o quanto antes, não perca na sequência deste artigo as dicas que reunimos sobre o tema. 

Saiba qual a proposta da conciliação de cartão

Uma das formas mais eficazes de demonstrar o poder de uma estratégia é por meio de bons exemplos, então vamos trazer a conciliação de cartão para um universo mais próximo de todos os brasileiros. Imagine que você está com a fatura do seu cartão de crédito em mãos, onde tem todas as compras efetuadas no referido mês. Você também tem em mãos seus cupons fiscais para confrontar se o que está na fatura é o que realmente gastou. 

Neste momento, você já está fazendo uma conciliação de cartão, ou seja, você está comparando se todos as compras que você fez no mês estão sendo cobradas e se os preços cobrados estão mesmo corretos.

Esse é um exemplo de como fazer a conciliação de cartão com as finanças pessoais. Mas, o cenário se torna um pouco mais complexo quando nos voltamos para as empresas. Durante um mês, são transacionados centenas e milhares de reais nas companhias, e verificar manualmente todas essas movimentações é uma tarefa bastante árdua. A melhor forma de obter resultados seguros nessa análise é através de um processo que contempla três conciliações: venda, recebimento e bancária, como veremos a seguir.

Conheça a conciliação de venda

A conciliação de venda consiste em confrontar as informações contidas no sistema de vendas das empresas com o extrato enviado pelas operadoras de cartão. O resultado dessa análise levará ao acompanhamento de todas as transações realizadas no dia anterior, alimentando com dados estratégicos a conciliação de cartão do seu negócio.

Veja como funciona a conciliação de recebimento

A conciliação de recebimento consiste em confrontar as informações registradas e projetadas no extrato de venda das operadoras com o extrato de pagamento das próprias empresas de cartão, evidenciando o recebimento de cada transação projetada. O resultado da conciliação de pagamento permite apurar todas as evidências.

Entenda o papel da conciliação bancária

Já a conciliação bancária tem como objetivo confrontar as informações contidas no extrato de pagamento das operadoras de cartão com o extrato de recebimento dos bancos. O resultado da conciliação de recebimento informa possíveis divergências nos valores recebidos em conta, em relação aos valores informados pelas operadoras nos extratos de pagamento detalhados.

Nesse processo importante para a conciliação de cartão, é possível encontrar 4 possíveis divergências. São elas: 

• Cancelamentos;
• Vendas em duplicidade;
• Vendas não registradas;
• Aluguel da máquina ou taxas diferentes das acordadas com a adquirente.

O que estiver divergente nesse levantamento precisa ser verificado separadamente. Um exemplo de inconsistência é a empresa ter um comprovante de cartão de crédito ou débito que não foi registrado em seu sistema, neste caso, o gestor deve checar uma possível falha da sua equipe interna.

Como vimos, a conciliação de cartão é muito importante para termos visibilidade dos recebíveis e para minimizar prejuízos financeiros, tratando os riscos de perdas e prejuízos antecipadamente.