Planejamento de recebíveis: como começar o ano com o pé direito

 

Cartões de crédito, débito, paypal, boletos bancários, dinheiro, clube de assinatura… são tantas formas de receber pagamentos que é muito fácil se perder nelas.

Cada meio de pagamento tem suas próprias particularidades de prazo, taxa e forma de descontar o recebível. O Paypal, por exemplo, o dinheiro fica armazenado na própria plataforma. Se você não entrar lá de tempos em tempos para retirar seus pagamentos, eles continuarão por lá.

Mas o problema começa a se aprofundar quando entramos no mérito dos cartões. Onde fica esse fica parado esse dinheiro antes de cair na sua conta? Tem algum lugar que você possa consultar para saber quanto e quando você receberá?

Até tem onde consultar essa informação. Mas cada operadora de cartão, cada maquininha, cada plataforma de pagamento possui sua própria interface; e se dependesse delas, você usaria apenas uma delas.

Contudo, sabemos o cenário varejista não é tão simples assim e na maioria das vezes não dá para contar com um único meio de pagamento.

Então, já que essas interfaces e plataformas não lhe ajudam nessa gestão, você precisa criar um próprio método para fazer seu planejamento de recebíveis.

O que é planejamento de recebíveis e como funciona

Planejamento de recebíveis nada mais é que ter em vista o prazo que demora para receber o pagamento de cada um dos meios de pagamento que você usa e saber o valor líquido desses pagamentos.

Como cada meio tem sua própria tarifa, aluguel e outros custos, não basta calcular o valor dos produtos vendidos para saber quando vai receber. Precisa fazer esses descontos antes de considerar o valor final.

Um planejamento de recebíveis funciona da seguinte maneira: você levanta todos os valores que está por receber e separar cada valor por meio de pagamento que ele foi adquirido (maquininha TEF, POS, e-commerce…). Em seguida você levanta qual o prazo de demora para descontar o recebível na sua conta por cada meio e soma esse prazo à data que seu cliente pagou. Assim você consegue ter clareza de datas e valores.

A seguir veremos esse processo com mais detalhes.

Vantagens de se planejar

Em se tratando de varejo, quase todas as negociações se resumem a Volume e Prazo: quanto maior for sua encomenda, maior o desconto você pode barganhar. Quanto maior for a antecedência do seu pedido de compra para um fornecedor, melhores são as negociações que você pode fazer.

Portanto uma vez que você tem planejado os seus recebíveis, terá maior clareza também de quais são os melhores momentos do mês/ano para começar negociações, renovar estoque, ampliar espaço da loja, investir em propaganda e assim por diante.

A principal vantagem de se planejar é não ser pego de surpresa por pagamentos a fornecedores e não ter dinheiro em caixa para poder pagar.

Como fazer

Vamos às etapas importantes do planejamento:

1. Reúna informações no mesmo lugar

Não há como fazer um bom planejamento sem clareza de informações. Se o problema inicial dos meios de pagamento é que cada um tem uma interface própria, reúnas as informações mais importantes em um único lugar.

Você pode contar com algumas planilhas e templates de controle em um primeiro momento. Mas o melhor caminho é uma plataforma online que você possa acessar de qualquer lugar, para ter contas, mesmo que remoto, das suas contas e vendas.

2. Organize-se em um calendário

Depois de levantar todas as suas informações, coloque-as dispostas em um calendário mensal e em cada dia o valor previsto a ser recebido.

Se você tiver clareza das datas e valores, poderá consultar as plataformas dos meios de pagamento e olhar por esse número em específico, em vez de observar sua conta todos os dias para ver se o valor esperado já está lá.

3. Garanta que você recebeu os pagamentos

Infelizmente é muito comum fraudes no varejo. Elas podem acontecer de diversas formas e os fraudadores estão cada dia inventando novas formas. Contudo, não é seu estabelecimento que deve arcar com o prejuízo da fraude. As adquirentes e subadquirentes precisam oferecer seguro para esse tipo de situação.

Mas você só consegue acionar o seguro se notar que a fraude acontecer. E a melhor maneira de notar e observando se suas vendas foram recebidas no prazo.

Garanta que recebeu todos os pagamentos nos dias programados.

4. Planeje seus gastos conforme o calendário

Um dia apenas que você atrasa o pagamento para seu fornecedor pode complicar todo o seu fluxo de caixa. Assim que você tiver se planejado sobre seus recebíveis, negocie prazos melhores e mais saudáveis com seus fornecedores.

Agora que você tem clareza de informação será muito mais fácil manter suas contas em dia.

5. Automatize seu processo

O mais importante de tudo isso é não fazer esse processo manualmente. Se você tiver que verificar seus pagamentos todos os dias, vez ou outra passará um detalhe. E são nos detalhes que mora o prejuízo.

Contrate um sistema de de conciliação de cartão para fazer toda essa gestão por você. Em um único lugar você terá seus valores, taxas, prazos e ainda um sistema de alerta em caso de fraudes.

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